Themenbeschreibung / Round up zum Thema

Erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-Systemen

Unternehmen unterliegen heute einem starken Kostendruck und auch IT-Investitionen sind wirtschaftlich zu rechtfertigen. Es geht – simpel gesagt - um die Vorhersagbarkeit, ob die eingesetzten Geldmittel gewinnbringend investiert werden, oder nicht. Das Management fordert vor Beginn eines Projektes zu Recht die Darstellung des Nutzenpotenzials. Nach einer Zeit der großen Visionen ist die Betrachtung des ROI (Return On Investment) von IT-Projekten eine Rückbesinnung auf alte Tugenden. 85% der IT-Anwender bezeichnen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung als sehr wichtig oder wichtig. Demgegenüber führen jedoch 40% der Befragten selten oder nie eine Analyse durch. Die scheinbare Diskrepanz erklärt sich damit, dass vielen Anwendern, vor allem Unternehmen aus dem Mittelstand, das Know-how zu komplexen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen fehlt.

Enterprise Content Management (ECM) umfasst das Erfassen, Bearbeiten, Ablegen und Wiederfinden von Dokumenten im Unternehmen. ECM beeinflusst also maßgeblich die Wirtschaftlichkeit von Arbeitsabläufen und die Informationsgewinnung. Dennoch lässt sich die Beschaffung eines ECM-Systems nicht so einfach auf die Ergebnisse eines Unternehmens umrechnen, wie es zum Beispiel bei einer Produktionsanlage der Fall ist, die direkt wertschöpfend wirkt. Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-Systemen geht es eben nicht nur um den relativ leicht messbaren quantitativen Nutzen. Der ROI ist ein wichtiger Indikator, allerdings rein auf monetärer, also quantitativer Ebene. Strategische ECM-Projekte liefern jedoch häufig nur qualitativ beschreibbare Resultate; eine höhere Kundenbindung oder verbesserter Service lässt sich eben schwer in Euro-Beträge umrechnen.

Für die erweiterte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-Systemen sind daher neue Methoden erforderlich, diese bewerten vor allem qualitative Nutzenaspekte: welche Kostenreduktion, Produktivitätssteigerung, Qualitätsverbesserung, Flexibilitätssteigerung und Wettbewerbsvorteile lassen sich erzielen? Diese Fragen müssen strukturiert gestellt und beantwortet werden, um ein aussagefähiges Gesamtbild zu erhalten, das auch prüfbar ist.