Horizonte erweitern mit der führenden Unternehmensberatung im Bereich Enterprise Content Management

Themen / Herausforderungen
(allgemein/aufzählend)


Firmen versinken oftmals in mehreren 100.000 Rechnungen pro Jahr. Der Bearbeitungsprozess der Eingangspost bindet erhebliche personelle und finanzielle Ressourcen. So zeigen Untersuchungen der Universität Stuttgart, dass allein der Empfangs-, Übermittlungs- und Verarbeitungsprozess einer Rechnung innerhalb des Unternehmens bis zu 30 Euro kostet.

Die Einführung einer automatischen Rechnungseingangsbearbeitung verfolgt prägnante Ziele, um nicht nur die Kosten der Bearbeitung einer Rechnung zu reduzieren.

Nutzfaktoren der Rechnungseingangsbearbeitung:

  • Prozessoptimierung: Signifikanter Gewinn an Prozessgeschwindigkeit, Kontrolle, Qualität und Transparenz

  • Optimierung der internen Bearbeitung durch komplett digitale Weiterleitung der eingegangenen Rechnungen - Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung

  • Minimierung der Durchlaufzeiten. Vermeidung von Skontoverlusten bzw. Wegfall von Verzugszinsen für verspätete Zahlungen durch Termintreue

  • Langfristig sichere, respektive revisionssichere, Archivierung der Rechnungen

Bei der Einführung einer Rechnungseingangsbearbeitung gilt es aber auch für die Unternehmen einige Herausforderungen zu bestehen.

Zu den größten Herausforderungen einer Rechnungseingangsbearbeitung zählen:

  • Die Vielzahl an unterschiedlichen Layouts und lieferantenspezifischen Ausgestaltungsvarianten macht den Prozess der Erfassung und Übernahme von Rechnungsdaten, oder eine entsprechend schnelle und effiziente Validierung sowie anschließende Verbuchung, nicht einfach.

  • Elektronische Rechnungen, die beispielsweise per E-Mail eingehen, elektronische Rechnungen, die wiederum im EDI-Format zur Verfügung gestellt werden und Rechnungen im Papierformat müssen in einem System zusammengeführt werden

  • Bestehende ERP-Umgebungen und Infrastrukturen müssen insbesondere in Bezug auf den Prozess der Rechnungsfreigabe angebunden werden.

  • Es existiert eine Vielzahl von Hersteller, welche eine Lösung zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung anbieten, jedoch sind diese oft nicht vergleichbar, hier werden schnell „Äpfel mit Birnen“ verglichen.

  • Die Dezentralität vieler Konzerne und Unternehmen erschwert das Konzept zur Rechnungseingangsbearbeitung.