T-Mobile Deutschland GmbH

Branche

Telekommunikation

PENTADOC Dienstleistungspaket

PENTAselect

Thema

Erstellung einer Vorstudie zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems und Auswahl eines geeigneten Anbieters.

Kurz und Bündig

Nach Abschluss der Vorstudie im Projekt T-DAS (T-Mobile Deutschland Document and Archive Service), in der die Anforderungen an eine nachhaltige Dokumentenmanagement-Lösung für die T-Mobile Deutschland erarbeitet wurden, fand in der zweiten Projektphase eine Evaluierung von mehreren DMS-Produkten statt.

Ziel hierbei war, das für die TMD geeignetste Produkt zu bestimmen.

Jedem Mitarbeiter sollte der effiziente Umgang mit Dokumenten in seiner Arbeitsumgebung ermöglicht werden. Geschäftsvorgänge, die aktuell auf Word-Vorlagen beruhten, sollten im Sinne einer Prozessteuerung unterstützt werden.

Das Verfahren zur Evaluierung der DMS-Produkte erstreckte sich über einen Zeitraum von etwa 3 Monate. Die für die Bewertung notwendigen Informationen wurden wie folgt gewonnen:

• Auswertung von detaillierten Fragebögen, die von den Anbietern ausgefüllt wurden
• Verifizierung der Aussagen im Testlabor
• Beseitigung von Unklarheiten im Rahmen von zusätzlichen Workshops
• Einholung und Bewertung von Angeboten auf Basis eines Pflichtenheftes

Für die Entscheidungsvorlage wurden alle Informationen gesammelt, in den folgenden vier Blöcken ausgewertet und separat dargestellt:

• Anbieter- und Produktbewertung
• Benutzerakzeptanz
• Kosten
• Kritische Punkte