von Dietmar Boigner (output online)

In Zukunft werden sich nur Unternehmen behaupten, die es verstanden haben, die Menge an vorliegenden Informationen in abrufbares, strukturiertes Wissen umzuwandeln. Die Experten von Pentadoc geben den Joker im Change.

In den vergangenen Jahren hat sich vieles verändert im wirtschaftlichen Gefüge. Auch im Umgang mit Informationssystemen. Enterprise Content Management (ECM) hat zunehmend Interesse in den IT- und ORG-Abteilungen geweckt. Der immer wiederkehrenden Prognose, ECM werde künftig von anderen Business-Applikationen abgedeckt, kann Christian Dlapka, Geschäftsführer von Pentadoc Österreich, weniger denn je abgewinnen: »Das Bewusstsein ist erstarkt, die unterschiedlichen Systemwelten miteinander zu vernetzen und strategisch im Unternehmen einzusetzen.« Mehr denn je ein Fall für ECM.

Doch nicht immer ist der Zugang friktionsfrei. »Oft ist das Verständnis von ECM noch immer falsch. ECM ist ein Horizontalthema, das in alle Fachbereiche eines Unternehmens hinein geht. Dabei greift es heute als Verbinder der Software-Welten ein – viel umfangreicher, als man aus den drei Buchstaben herauslesen würde.« Und vor allem viel effektvoller, was die Organisation betrifft. »Nach unseren Beratungen haben Kunden immer ein Aha-Erlebnis und erkennen, dass man für gewisse Problemstellungen eigentlich keine Technik braucht.«

Diese neue Sichtweise auf ECM zeichnet sich seit zirka drei Jahren ab infolge der fortschreitenden Digitalisierung und der damit verbundenen Veränderung der Geschäftsprozesse. »Das Prozessthema war schon immer da«, so Dlapka, »aber niemand wagte es anzupacken. Viele haben sich mit Archivierung und klassischer Dokumentenverwaltung beschäftigt, doch nun ist Business Process Management der nächste logische Schritt.«

»Wir sehen uns als Coach: Was der Kunde mit uns erarbeitet, macht er besser, als wenn es angeordnet wird«, Christian Dlapka, Geschäftsführer von Pentadoc Österreich.

Unabhängig und neutral. Pentadoc steht für unabhängige, neutrale Beratung rund um das Thema ECM. »Manche Kunden kommen erst, wenn sie im Projekt anstehen«, erzählt Christian Dlapka. »Vielen ist heute aber der Wert unseres unabhängigen ECM Knowhows für ihr Projekt bewusst – so wie man ja auch keinem Schuster erklären muss, wie er Schuhe machen soll.«

In Österreich wurde Pentadoc im Jahr 2000 als Tochter der deutschen Gesellschaft gegründet. Dlapka erinnert sich: »Wir hatten anfangs mit der Oesterreichischen Nationalbank einen großen Kunden, dessen Ausschreibung wir leiteten, und erreichten so eine gewisse Präsenz am Markt. Die Anbieter nahmen uns zum ersten Mal wahr und mussten sich mit uns unterhalten.«

Dolmetscher zwischen den Fronten. Die Position der Pentadoc war immer, ein Dolmetscher zwischen Kunden und Anbietern zu sein. Was möchte der Kunde und was heißt das in der Anbietersprache? Andererseits will man dem Kunden helfen, nicht in jedes Fettnäpfchen zu treten, das ein hochgradiger Anbieterwettbewerb bereit hält. Die Nationalbank greift heute noch gerne auf das Pentadoc-Knowhow zurück.

»Wir sind kein Systemberater«, stellt Christian Dlapka klar. »Wir beraten bei der Auswahl, helfen bei der Konzeption und begleiten Kunden mittlerweile über das gesamte Projekt bis in die Umsetzungsphase«, erläutert er. Jedoch: »Wir kämpfen nach wie vor damit, dass sich das Management beim Kunden oft zu wenig in das Thema einbringt. Wer ECM hört, glaubt das sei IT. Doch wir sind kein weiterer IT-Spezialist, sondern jemand, der den Anwender auf der Fachseite versteht und das den Anbietern übersetzen will.« Bei Schulungen sei deshalb auch nicht von Bits und Bytes die Rede, sondern warum etwas zu tun ist und ein Prozess eben so abläuft und nicht anders.

Mit Methode auf den Weg. Erste Aufgabe in jedem Pentadoc-Projekt ist die Voranalyse, der sogenannte »PENTAcheck« – ein strukturiertes Vorgehen zur raschen Standortbestimmung eines Unternehmens. Das gibt oft den Impuls für ein Grobkonzept, das die Strategie für die nächsten Jahre festlegt. »Diese Methode hat sich sehr bewährt«, erklärt Dlapka. »Wir haben sie standardisiert und in Österreich sicher schon 40 Projekte damit gestartet.«

Die Durchlaufzeit einer solchen Voranalyse dauert im Schnitt zwischen zwei und drei Monate, abhängig von der Verfügbarkeit der Ansprechpartner. Mit diesem Ansatz können die Pentadoc-Experten auch am meisten bewirken und gegebenenfalls noch justieren. Denn: »Wenn ich ein Schiff einmal eingestellt habe und losgefahren bin«, so Dlapka, »ist es schwierig, wieder auf den Ausgangspunkt zurück zu kommen.«

Auch wenn Prozesse in einzelnen Branchen verschieden sind, 80% der Thematik sind gleich. »Im Endeffekt reden wir über Dokumentenmanagement, über Daten, die verknüpft sind zu einem Ganzen – vom Grundkonzept geht es überall um das Gleiche.«

Doch mit der Zeit baute sich Pentadoc auch Branchenerfahrung auf: »Es gibt zwar den Schrei nach Standardlösungen, aber jeder möchte sie individuell angepasst haben«, weiß Dlapka aus Erfahrung, »deshalb versuchen wir zuerst, die 80 Prozent abzubilden, und schauen dann auf die spezifischen 20 Prozent.«

Alle in einem Boot. Prozessdesign spielt dabei eine zunehmend wichtige Rolle. »Beim Prozessmanagement ist zu betrachten, wie der Kunde heute arbeitet, was die notwendigen Schritte sind und wie man die gemachten Schritte positiv verändern und eine neue Denkweise finden kann. Dazu braucht es eine Offenheit zur Veränderung.«

Dabei geht es den Pentadoc-Beratern nicht darum, ihre eigenen Ideen umzusetzen, sie pflegen vielmehr den Coaching-Gedanken: »Wenn der Kunde etwas selbst erarbeiten kann, indem wir ihm die richtigen Fragen stellen, wird er es immer besser machen, als wenn ein Externer es anordnet. Wenn die Mitarbeiter ihre Ideen einbringen und wir im Hintergrund versuchen, diese in die richtigen Bahnen zu lenken, dann machen wir einen guten Job. Aber man muss schon im Vorfeld wissen, wo man ansetzt.«

Hinzu kommt: Pentadoc arbeitet auch mit den verschiedenen Anbietern bestens zusammen. Das Netzwerk ist das Um und Auf. Christian Dlapka: »Wir bekommen keine Provisionen, behandeln alle gleich und versuchen alle ins Boot zu holen. Niemand hat in diesem Bereich einen so guten Überblick wie wir.«

Der Joker im Spiel. In den letzten 10 Jahren betreute Pentadoc in Österreich über 70 Kundenprojekte. Pro Jahr kommen derzeit zwischen 10 und 20 hinzu. Doch die Menge der Kunden ist nicht der Gradmesser, eher: »Wo setzt man uns ein?«, so Dlapka. »Am besten über den Gesamtprozess hinweg: von der Voranalyse bis zu Umsetzung, Einführung, Schulung und Optimierung.«

»Wir wollen nicht um jeden Preis ein Projekt machen«, schränkt der Pentadoc-Chef ein, »sondern bevorzugt dort, wo ein Kunde langfristig eine Idee verfolgt. Wer uns für einen Workshop holt, darf sich dabei nicht erwarten, all das aufzuholen, was er in mehreren Jahren zuvor verpasst hat. Dann ist die Erwartungshaltung falsch.«

Der Großteil der Kunden strebe jedoch eine langfristige Zusammenarbeit mit Pentadoc an. Womit sich auch Christian Dlapka voll verstanden fühlt: »Wir drängen uns nicht auf, dass der Kunde uns über die ganze Phase mitnimmt. Aber wenn er Ressourcen, Knowhow und einen Spezialisten für das Thema ECM braucht, kann er uns einsetzen, wo er möchte. Dann sind wir wie ein Joker im Kartenspiel.«