Österreichische Nationalbank

Branche

Banken & Finanzdienstleister

PENTADOC Dienstleistungspaket

PENTAcheck, PENTAanalyse, PENTAselect, PENTArealize, PENTAgo, PENTAimprove

Thema

Anforderungsanalyse, Pflichtenhefterstellung, Begleitung der öffentlichen Ausschreibung, Umsetzungsbegleitung

Kurz und Bündig

Für die Aktenverwaltung in der OeNB war die Abteilung DOKOS (Dokumentations- und Kommunikationsservice) zuständig. Die Hauptaktivitäten der Abteilung DOKOS waren das Erfassen von Dokumenten als Akten, diese Akten in Umlauf zu setzen, die Überwachung des Aktenlaufs, die Ablage von Akten sowie Auskunftserteilung und Aushub. Das Gesamtvolumen der von der Abteilung DOKOS verwalteten Objekte betrug etwa 6 500 Stück.

Mit der Einführung des elektronischen Aktes (ELAK) wurde PENTADOC beauftragt. In einer Voruntersuchung wurde die Möglichkeit der automatisierten Verteilung und Speicherung dieser und weiterer Dokumente (ELAK) beschrieben. Zielsetzung dieser Voruntersuchung war es, eine definitive Aussage hinsichtlich Machbarkeit (einzusetzende Technik, Kosten) und Umsetzungszeitraum zu treffen.

Bei der Konzeption musste beachtet werden, dass die Lösung ausreichend flexibel ist um zusätzliche Anforderungen und Prozesse auf weitere Bereiche umsetzen zu können.

Im Rahmen einer Ablaufanalyse wurden die fachlichen und technischen Anforderungen sowie die zu bedienenden Schnittstellen untersucht und die resultierenden Soll-Abläufe dokumentiert. Abschließend wurde ein Ergebnisdokument präsentiert, das eine organisatorische und technische Realisierungsempfehlung sowie eine Kostenschätzung enthielt.

Die Systemauswahl erfolgte im Rahmen einer zweistufigen öffentlichen Ausschreibung. Auch bei Einführung, Inbetriebnahme und Optimierung des ELAK hat PENTADOC maßgeblich mitgewirkt.