PENTADOC arbeitet mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen stets mit dem Ziel zusammen, maßgeschneiderte Lösungen für die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu konzipieren und zu realisieren.

Um die Anforderungen an eine Gesamtlösung zur Rechnungseingangsbearbeitung richtig einordnen zu können, müssen Unternehmen die prinzipiellen Verfahren der Rechnungseingangsverarbeitung verstehen und bewerten können!

Dies soll an einem Beispiel demonstriert werden:

Die in der Grafik dargestellten Prozessschritte der Rechnungseingangsbearbeitung werden prinzipiell in der dargestellten Form durchlaufen. In der Praxis kann die Reihenfolge durchaus an einigen Stellen variieren, das Grundprinzip bleibt aber dabei erhalten.

Wichtig ist jedoch für die Unternehmen zu prüfen, ob die angebotenen Lösungen immer alle Prozessschritte bedienen können und wenn ja wie? Ansonsten hat man sich als Anwender schnell ein „Inselsystem“ zur Bearbeitungen von Rechnungen eingekauft ohne evtl. auch zukünftige Aspekte zu beachten.

Mit dem Beratungspaket „PENTAcheck for Invoice“ hinterfragt PENTADOC die Herausforderungen der Unternehmen im Bezug auf die Einführung einer Rechnungseingangsbearbeitung und leitet auf Basis der bestehenden IT-Infrastruktur und des bestehenden Prozessmodells zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen Lösungsalternativen ab. Die vorgeschlagenen Lösungsalternativen werden anhand Ihrer in der Umsetzung verbunden technischen und monetären Risiken bewertet.

Bei dem „PENTAcheck for Invoice“ werden u.a. die folgenden Themen näher beleuchtet:

• Beschreibung der Dringlichkeit, Ziele und Rahmenbedingungen
• Beschreibung der relevanten Vorgänge und Dokumente

• Beschreibung der Grundsätzliche Anforderungen an die Anwendungen
• Beschreibung des Prinzips der Rechnungseingangsbearbeitung
  • Belegeingang, Scannen und Archivieren
  • Erkennen und Validierung
  • Vorerfassen
  • Rechnungsfreigabe
  • Buchen
  • Verarbeitung von zusätzlichen Anlagebelegen
• Beschreibung der Daten- und Dokumentmengen
• Beschreibung der Systemumgebung

vBeschreibung der Wirtschaftlichkeit bzw. Kostenschätzung