E-Mail-Management: Fluch oder Segen?

Als Ray Tomlinson vor mehr als 35 Jahren die erste eMail verschickte, hatte er wohl kaum geahnt, dass sich diese Kommunikationsform derart verbreiten würde. Tomlinson verschickte 1971 die erste E-Mail der Welt - und versah die Adresse mit einem uralten Zeichen. Er entschied sich für ein Symbol, das Jahrzehnte später zur Ikone des Informationszeitalters werden wird – das @. Tomlinson ahnte damals nicht, dass er gerade eine der wichtigsten Erfindungen des 20. Jahrhunderts gemacht hatte. "Ich dachte nur, das sei eine niedliche Idee, mehr nicht", sagt er später dazu.

Heute beschäftigt es Unternehmen mehr denn je, eMails clever zu managen und zu archivieren. Denn Postkörbe ganzer Abteilungen laufen über, Mitarbeiter werden bei ihrer täglichen Arbeit blockiert, eMails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, werden vor Gericht als Beweismittel zugelassen und das Suchen von Dokumenten in Bergen von Ein- und Ausgangsmails wird immer schwieriger. Ein ganzer Kosmos von Themen konfrontiert also die betroffenen Unternehmen.

Doch neben der Masse an eMails wird ein Faktor von den Unternehmenslenkern gänzlich unterschätzt: eMail wird mehr und mehr als Geschäftsbeleg benutzt und unterliegt so vom Gesetzgeber oder Aufsichtsbehörden geforderten Compliance-Anforderungen wie beispielsweise Aufbewahrungspflichten. 71% der Unternehmen verwenden eMail als Hauptkommunikationsmittel für Vertragsabschlüsse und 69% der Unternehmen verwenden eMail zum Austausch von elektronischen Rechnungen oder Bankverbindungen. Eine brisante Situation, die Unternehmen in dieser Schärfe noch nicht durchgängig und in aller Konsequenz bewusst ist.