Deutsche Steinkohle AG (DSK)

Branche

Energieversorgung

PENTADOC Dienstleistungspaket

PENTAselect, PENTArealize

Thema

Posteingangsverarbeitung bei der Deutschen Steinkohle AG

Kurz und Bündig

Im Einsatz bei der DSK ist eines größten SAP-Systeme in Europa Über 5000 Benutzer arbeiten in den verschiedenen Modulen von R/3 an den Verwaltungs-prozessen und greifen hierzu auf ein optisches Archiv der Firma iXOS zu. 1998 entschloss man sich, die Verarbeitung der Dokumente (Scannen und Indizieren) in einem eigens für diese Aufgaben geschaffenen internen Dienstleistungszentrum zu zentralisieren. Neben dem Scanning und der Indexerfassung für die optische Archivierung, wurde die Verarbeitung des Posteingangs zum strategischen Ziel erklärt. Hierbei suchte die DSK ein OCR-System das in der Lage ist, unstrukturierte Dokumente vollautomatisch zu interpretieren und den nachfolgenden SAP-Workflow mit den entsprechenden Informationen zu versorgen.

Die Generalunternehmerschaft hierfür übernahm die MFM GmbH aus München. Für die Projektleitung wurde die PENTADOC eingesetzt. Das zu installierende System sollte in der Endausbaustufe täglich bis zu 4.000 Rechnungen mit Anlagen (insgesamt ca. 20.000 Seiten) verarbeiten können. Weiterhin mussten die Altsysteme von OCE (Großformate) und DataImage ins Konzept mit eingebunden werden. Vorgabe der DSK: mindestens 80% aller Eingangsrechnungen müssen automatisch erkannt werden. Das Projekt wurde innerhalb von 9 Monaten geplant, spezifiziert, beschafft und realisiert. Seit August 1999 läuft das System produktiv. Die Qualität, mit der das OCR-System die Daten ermittelt, liegt bei ca. 85%. Die erzielten Einsparungen haben das System in ca. einem Jahr amortisiert. Das System zur Posteingangsverarbeitung bei der DSK gilt als das erste seiner Art in Deutschland.