Globale Strukturen machen den Wissenstransfer innerhalb der Unternehmen und in den Projekten immer schwieriger. Die betroffenen Mitarbeiter suchen ihren Ausweg sehr oft im Mailsystem: Die vorhandene Groupware-Lösung wird zur Transferscheibe und zur Projektablage missbraucht. Die daraus resultierenden Folgen sind Mailserver die übergehen sowie ein Dschungel an Dokumenten ohne einheitliche Struktur in der Ablage.

Jeden Tag werden 35 Mrd. E-Mails verschickt. Der elektronische Brief ist das beliebteste Kommunikationsmedium der Welt – und zunehmend ein außerordentlich wichtiges Dokument für Unternehmen. Denn E-Mails dienen als Beweismittel, die unverändert und unveränderbar über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Natürlich so, dass die jeweiligen Dokumente auch sicher wieder gefunden werden können. Sonst werden diese 35 Mrd. E-Mails zu ebenso vielen Suchproblemen. Es gibt kaum Arbeitszeit, die teurer ist als erfolgloses Suchen nach Unterlagen. Lösungen zur E-Mail-Archivierung stiften daher großen Nutzen für Unternehmen – wenn sie nicht als Insellösungen betrachtet werden.

Die enorm hohe Akzeptanz von E-Mails als »vollwertiges Dokument« spielt zusätzlich eine große Rolle. So werden beispielsweise Angebote per elektronischer Post geschickt und auch bestätigt.

Im Zusammenhang mit der Datenarchivierung und dem Umgang mit elektronischen Dokumenten wird daher Compliance immer wichtiger: Die Verantwortung für das Einhalten der gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften liegt bei der Unternehmensführung. Hält ein Unternehmen die gesetzlichen Normen nicht ein, droht den Verantwortlichen ein Verlust von Forderungen auf Grund fehlender Beweise. Es kann aber auch zu zivilrechtlichen Schadensersatzverpflichtungen kommen.

Somit wird eine Technologie erforderlich, für die es erstaunlicherweise noch keine hochtrabende Abkürzung gibt: E-Mail Management. Der Nutzen: Compliance (Erfüllung von Gesetzesnormen, lückenlose Beweisführung), Prozess- und Kostenoptimierung (Mailsysteme werden entlastet), Steigerung der Mitarbeiterproduktivität (automatisiertes Regelwerk bezüglich Ablageort, -medium und -dauer; E-Mails können zusammen mit anderen Firmendokumenten recherchiert werden).

Immer mehr Anbieter werben heute für maßgeschneiderte Mailarchivierungs-Lösungen. Ich möchte aber auf die Gefahren einer solchen Insellösung hinweisen: E-Mail-Management sollte immer im Kontext eines unternehmensweiten strategischen Ansatzes zur Archivierung gesehen werden. Grundsätzlich gilt, dass bei E-Mail Management prozessorientiert gedacht werden muss, und nicht wie bei herkömmlichen Mail-Systemen personenbezogen. Wichtig ist das Verständnis, dass die Strategie vor der technischen Lösung steht.

Der Autor des Artikels, Christian Dlapka, ist Geschäftsführer von Pentadoc, einer unabhängigen Unternehmensberatung für DMS und ECM-Systeme.

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