Albis Plastik GmbH

Branche

Kunststoff / Gummi / Glas

PENTADOC Dienstleistungspaket

PENTAcheck, PENTAselect

Thema

Auswahl und Einführung eines DMS für SAP.

Kurz und Bündig

Die ALBIS Plastik GmbH beschäftigte sich schon seit einiger Zeit mit dem Gedanken, das vorhandene Papierarchiv durch eine elektronische Lösung zu ersetzen.

Die ALBIS Plastik GmbH hatte SAP/R3 im Einsatz und lagerte alle Rechnungs- und sonstigen steuerrelevanten Dokumente in Papierform für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer.

Ziel mit der Einführung eines elektronischen Archivssystems war es, neben der effizienten Suche und platzsparenden Ablage der Rechnungen und weitere Dokumente, auch die Basis und Rahmenbedingungen zu schaffen, zukünftig Steuerprüfungen gemäß GDPdU elektronisch abwickeln zu können.

Das Archivsystem musste revisionssicher sein und die Anforderungen der GoBS und der GDPdU erfüllen. SAP Buchungs- und Produktionsbelege sollten im Archivsystem abgelegt werden. Die Recherche und die Aktensicht sollten direkt über SAP erfolgen. Den Benutzern waren Aktensichten auf den Dokumentenbestand zu ermöglichen. In der ersten Realisierungsphase waren Akten für Kunden, Lieferanten, Produktion, Produkte, Banken, Lagerhaltung und Investitionen bereitzustellen. Diese Sichten sollten innerhalb der SAP-Benutzeroberfläche angeboten werden.

Ferner mussten jedoch die allg. Rahmenbedingungen (Bedeutung im Gesamtunternehmen; IT-Infrastruktur und Schnittstellen zu SAP, MS Outlook, MS Office, ...) und weitere fachliche Anforderungen (z.B. Definition einer elektronischen Akte für das Qualitätsmanagement in der Produktion) berücksichtigt werden.